Mô hình Kaizen là gì? Áp dụng triết lý Kaizen vào doanh nghiệp khó hay dễ?
Kaizen là gì?
Kaizen được biết tới là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật đã áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp khắp nơi trên thế giới. Tên của nó được ghép từ hai từ trong tiếng Nhật: kai - liên tục và zen - cải tiến, dịch sang thuật ngữ tiếng Anh là "ongoing improvement" nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ.
Khái niệm Kaizen bắt nguồn từ Nhật Bản, có nghĩa là cải tiến không ngừng nghỉ
Kaizen (改善 là một thuật ngữ trong tiếng Nhật, có ý nghĩa là "sự cải tiến liên tục". Trong kinh doanh, kaizen được hiểu là là những hoạt động cải tiến liên tục đối trong công việc của mọi nhân viên, dù là CEO hay là các công nhân trong chuỗi lắp ráp. Kaizen cũng được áp dụng trong các quy trình vận hành như mua hàng hoặc logistics, khiến cho nó không chỉ được sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức mà còn góp mặt trong chuỗi cung ứng. Nó cũng được áp dụng trong các lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, tâm lý trị liệu, huấn luyện, chính trị và ngân hàng.
Bằng việc cải tiến các chương trình và quy trình đã được tiêu chuẩn hóa, kaizen hướng tới việc loại bỏ sự lãng phí. Kaizen lần đầu được ứng dụng bởi nền kinh tế Nhật Bản sau Chiến tranh thế giới thứ hai, sau đó nó nhận được sự chú ý từ các giảng viên chuyên ngành quản trị chất lượng và cả các doanh nghiệp từ Mỹ, đáng kể nhất là nó đã góp phần quan trọng tạo nên phương thức Toyota (Toyota Way). Kể từ đó, thuật ngữ này đã trở nên phổ biến trên toàn thế giới và dần được áp dụng trong cả những lĩnh vực khác ngoài kinh doanh và sản xuất.
Theo The New Shorter Oxford English Dictionary (1993), từ "Kaizen" được bổ sung và định nghĩa như sau: Kaizen là sự cải tiến liên tục quá trình làm việc, nâng cao năng suất,... như một triết lý kinh doanh.
Triết lý kinh doanh Kaizen đã được ứng dụng thành công ở nhiều công ty lớn tại Nhật Bản (Toyota, Canon, Honda,...) và ngày càng được tin tưởng ở các nước khác, trong đó có Việt Nam.
Một vài số liệu thống kê về sáng kiến Kaizen tại các Tập đoàn nổi tiếng thế giới:
- Toyota: 10-12 ý tưởng/nhân viên/năm
- Suzuki: 50.000 ý tưởng/năm
- Toyota Lexus: 100 ý tưởng/nhân viên/năm
Quá trình cải tiến trong Kaizen đều có quy mô nhỏ, mang tính chất tăng dần nhưng mang lại kết quả ấn tượng trong một thời gian dài - khác với khái niệm Đổi mới mà các doanh nghiệp phương Tây thường áp dụng.
So sánh triết lý Kaizen của Nhật Bản so với Đổi mới của các nước phương tây
Lợi ích khi áp dụng triết lý Kaizen vào doanh nghiệp
Việc áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp mang lại cả lợi ích hữu hình và vô hình. Có thể kể tới các lợi ích cơ bản sau:
1. Lợi ích hữu hình:
-
Tích lũy từng cải tiến nhỏ trong thời gian dài để tạo nên những kết quả to lớn đáng kể
-
Giảm sự lãng phí, gia tăng năng suất trong sản xuất và vận hành doanh nghiệp như giảm hàng tồn kho, hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng, thời gian chờ đợi & vận chuyển, trau dồi kỹ năng nhân viên,...
2. Lợi ích vô hình:
-
Tạo động lực để các cá nhân trong doanh nghiệp đưa ra ý tưởng cải tiến hiệu quả
-
Thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể, tăng tính gắn kết nội bộ
-
Xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp với thói quen tiết kiệm và hiệu quả trong từng chi tiết
Lấy ví dụ về Toyota - một doanh nghiệp rất thành công trong việc áp dụng Kaizen. Triết lý này được áp dụng nghiêm túc và triệt để tại bất cứ ngóc ngách nào trong các nhà máy sản xuất của Toyota (dù ở Nhật hay Mỹ).
Một sự cải tiến điển hình của Toyota là về xe chở hàng - loại phương tiện chuyên chở trong nội bộ nhà máy. Trước Kaizen, Toyota phải chi một khoản tiền không nhỏ để mua sắm chúng. Nhưng sau đó, người ta phát hiện ra cách tự chế tạo loại xe này bằng cách lắp thêm động cơ vào các bộ phận có sẵn trên dây chuyền sản xuất. Bằng cách đó, chi phí mua sắm xe chở hàng giảm hơn 1 nửa, tính ra tiết kiệm được gần 3.000 USD trên mỗi chiếc xe - một sự tiết kiệm đáng để học tập.
10 nguyên tắc của triết lý Kaizen
Khi triển khai Kaizen, dù ở quy mô nào và thời đại nào, bạn cũng cần tuân theo 10 nguyên tắc bất biến làm nên thương hiệu của Kaizen:
1. Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng
-
Nguyên tắc: Sản phẩm / dịch vụ được định hướng theo định hướng thị trường và phải đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng.
-
Mục tiêu: Tập trung vào cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích sản phẩm mang lại nhằm tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng.
-
Loại bỏ tất cả các hoạt động không phục vụ cho khách hàng - người tiêu dùng cuối cùng của sản phẩm / dịch vụ.
2. Không ngừng cải tiến
-
Nguyên tắc: Khái niệm "hoàn thành" không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là kết thúc một giai đoạn trước khi chuyển sang giai đoạn kế tiếp.
-
Khách hàng chắc chắn có nhu cầu cao hơn về sản phẩm / dịch vụ trong tương lai (tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã, chi phí,...)
-
Chiến lược cải tiến sản phẩm hiện tại giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả hơn rất nhiều so với sản xuất sản phẩm mới. Chiến lược này cần có kế hoạch thực hiện liên tục và rõ ràng.
3. Xây dựng văn hóa "không đổ lỗi"
-
Nguyên tắc: Cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao; trong trường hợp mắc sai lầm thì được quy trách nhiệm đúng đắn.
-
Không đổ lỗi cho những lý do không chính đáng (ví dụ: điều kiện thời tiết).
-
Từng cá nhân phát huy tối đa năng lực để cùng nhau sửa lỗi, làm việc vì mục đích chung của tập thể.
4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở
-
Nguyên tắc: Xây dựng văn hoá doanh nghiệp mở, nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, dám chỉ ra các điểm yếu và yêu cầu giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên.
-
Xây dựng tốt mạng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp để nhân viên cập nhật tin tức nhanh chóng, thuận tiện chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm lẫn nhau.
5. Khuyến khích làm việc nhóm (teamwork)
-
Nguyên tắc: Xây dựng cấu trúc nhân sự của công ty theo định hướng thành lập các đội nhóm làm việc hiệu quả.
-
Phân quyền rõ ràng trong nội bộ đội nhóm: Team-leader cần có năng lực lãnh đạo, thành viên cần nỗ lực phối hợp và trau dồi bản thân.
-
Tôn trọng uy tín và tính cách của mỗi thành viên.
6. Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án
-
Nguyên tắc: Bố trí kết hợp nguồn nhân lực từ các bộ phận, phòng ban trong công ty để làm dự án, khi cần thiết có thể tận dụng nguồn lực từ bên ngoài.
7. Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn
-
Nguyên tắc: Không tạo dựng các mối quan hệ tiêu cực (đối đầu hay kẻ thù).
-
Đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho toàn thể công ty, bao gồm cả nhân viên và các cấp quản lý.
-
Xây dựng EVP doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin, lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.
8. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác
-
Nguyên tắc: Tự nguyện thích nghi và tuân theo các nghi lễ, luật lệ của xã hội.
-
Chấp nhận hi sinh quyền lợi cá nhân để đồng nhất với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty
-
Đặt lợi ích công việc lên trên hết, luôn tự soi xét để kiềm chế điểm yếu của cá nhân.
9. Thông tin đến mọi nhân viên
-
Nguyên tắc: Nhân viên không thể đạt được kết quả cao trong công việc nếu không thấu hiểu tình hình hiện tại của công ty.
-
Thông tin là yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện đại.
-
Duy trì việc chia sẻ thông tin cũng chính là cách san sẻ khó khăn, thách thức chung cho mọi nhân viên.
10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc
-
Nguyên tắc: Triển khai tổng hợp các phương pháp đào tạo nội bộ (onboarding nhân viên mới, đào tạo tại chỗ, đào tạo đa kỹ năng,...)
-
Đề cao tinh thần trách nhiệm trong mọi công việc dù là nhỏ nhất
-
Phân quyền cụ thể cho các đầu việc, dự án
-
Phát huy khả năng chủ động và tự quyết định của từng cá nhân
-
Khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến đóng góp và phản hồi
-
Công nhận thành tích và khen thưởng kịp thời
Chu trình PDCA
Các bước cơ bản để tiến hành Kaizen
Bước 1: Lựa chọn phạm vi áp dụng Kaizen
Chỉ sử dụng Kaizen cho những dây chuyền sản xuất hoặc bộ phận chuyên môn nào thực sự cần thiết và khả thi cho việc cải tiến. Bạn có thể áp dụng thử nghiệm Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mở rộng đến đội nhóm, phòng ban rồi tiến tới quy mô toàn doanh nghiệp.
Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại của doanh nghiệp và xác định mục tiêu
Trước khi áp dụng Kaizen nói riêng hoặc bất cứ chiến lược thay đổi nào khác, doanh nghiệp đều cần sáng suốt để đưa ra quyết định. Đánh giá tình trạng thực tế của doanh nghiệp để thống nhất một mục tiêu Kaizen, tránh việc thực hiện dở dang bởi các lỗi như quá sức, không đủ nguồn lực, lệch hướng vấn đề,...
Triển khai Kaizen không tốn nhiều chi phí vì nó không phải công cụ 4.0 hỗ trợ cho các phòng ban hay kỹ thuật mà là một triết lý quản lý. Kaizen không yêu cầu vốn đầu tư lớn nhưng đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực dài hạn của doanh nghiệp (các cấp từ CEO cho tới nhân viên). Hãy chuẩn bị nền tảng tinh thần cho công ty của bạn trước khi đưa ra quyết định tiếp theo.
Bước 3: Phân tích dữ kiện đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ
Sau khi đánh giá doanh nghiệp, hãy ngồi lại với nhau để xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề bạn đang gặp phải. Ví dụ, tại thời điểm hiện tại tồn kho hàng hoá rất nhiều, lý do là gì? Lỗi do quy trình phân phối hay do chất lượng sản phẩm? Các con số thống kê và dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian đủ dài sẽ trả lời giúp bạn.
Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện
Lỗi ở đâu thì thực hiện cải tiến ở đó. Một khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, bạn hãy đề xuất giải pháp. Cần lưu ý là giải pháp này phải dựa trên các dữ liệu thu thập được và có thể đo lường kết quả bằng các con số.
Bước 5: Thực hiện biện pháp
Đây là lúc bạn thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã lập. Trong quá trình thực hiện, các cấp quản lý và người có liên quan (ví dụ như "Đại sứ 5S") phải thường xuyên đến để thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát việc áp dụng triết lý Kaizen vào thực tế của doanh nghiệp.
Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp
Measurable (có thể đo lường được) là một trong 5 tiêu chí của mục tiêu SMART và cũng là yếu tố giúp xác định giải pháp Kaizen phù hợp. Vì vậy, ở bước này, bạn chỉ cần thực hiện thao tác thu thập dữ liệu quen thuộc.
Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn
Trong quá trình xác nhận kết quả, có thể bạn sẽ nhận ra một vài nhược điểm của Kaizen khi áp dụng cụ thể vào thực tế doanh nghiệp. Nếu phát hiện thiếu sót hoặc vi phạm, cần nhanh chóng sửa chữa và tối ưu lại. Hãy cải tiến lại những thứ chưa phù hợp để "kaizen" chính Kaizen của bạn.
Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo
Khi triển khai Kaizen, bạn không thể nôn nóng về kết quả đến trong chốc lát. Hãy kiên nhẫn thực hiện từ những điều nhỏ nhất và rút kinh nghiệm qua các lần thực hiện khác nhau. Chẳng bài học vĩ mô quốc tế nào có giá trị thực tiễn tốt hơn bài học chính doanh nghiệp bạn đã từng trải qua cả.
Gợi ý những điều đơn giản nhất cho doanh nghiệp áp dụng triết lý Kaizen
1. Phương pháp "dọn vệ sinh kiểu hiện đại" 5S
Một nội dung cơ bản của triết lý Kaizen, cũng được phát minh bởi người Nhật là phương pháp 5S - một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc và cũng là quy tắc đề cao ý thức tự giác của con người. Bởi lẽ nó mang lại những kết quả khá trực quan nên được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng.
Mô hình phương pháp "dọn vệ sinh kiểu hiện đại" 5S
5S ra đời với niềm tin mãnh liệt rằng sức mạnh của con người là vô hạn, và mọi sự cải tiến đều có thể bắt nguồn từ những thứ nhỏ nhất - xử lý những trở ngại nhỏ trong cuộc sống làm việc hằng ngày.
5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ "S": Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Khi triết lý Kaizen trở nên nổi tiếng, 5S được dịch thành các từ khác nhau nhưng đều bắt đầu bằng chữ S và không thay đổi về ý nghĩa cơ bản:
-
Seiri (Sort - Sàng lọc): Phân loại, chỉ giữ lại những vật dụng hữu ích cho công việc và loại bỏ những thứ không cần thiết.
-
Seiton (Straighten - Sắp xếp): Sắp xếp các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
-
Seiso (Shine - Sạch sẽ): Dọn dẹp vệ sinh và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ nhằm cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu tai nạn rủi ro, đồng thời tránh bụi bẩn làm hỏng hóc máy móc thiết bị.
-
Seiketsu (Standardize - Săn sóc): Mục tiêu của S4 là tiêu chuẩn hoá và duy trì các hoạt động 3S ở trên được lâu dài, bài bản trong doanh nghiệp chứ không phải phong trào ngẫu hứng nhất thời.
-
Shitsuke (Sustain - Sẵn sàng): Giáo dục, hình thành thói quen và tác phong chủ động tham gia thực hiện 5S cho mọi thành viên trong doanh nghiệp.
2. Thay đổi góc nhìn về khái niệm "được việc"
Mục tiêu tối cao của Kaizen là để mọi người làm việc vừa nhẹ nhàng hơn vừa đạt kết quả cao hơn. Bởi vậy, khái niệm "được việc" không phải là đầu tắt mặt tối làm thêm giờ hay đổ mồ hôi vào một cách khổ sở. Đó là thành công trong việc tìm ra giải pháp đơn giản mà hiệu quả hơn.
Với tư cách nhà quản lý, bạn có thể định hướng nhân viên của mình chia nhỏ các dự án và công việc quan trọng thành từng đầu việc nhỏ. Thao tác này giúp loại bỏ các phần việc dư thừa và tập trung hơn cho những hành động mang lại giá trị.
3. Thời điểm phù hợp để áp dụng Kaizen
Xét trong quy mô doanh nghiệp, Kaizen khi khủng hoảng là giải pháp bắt buộc. Còn Kaizen trong lúc mọi thứ đang tăng trưởng ổn định mới là chiến lược đột phá.
Theo đúng nguyên tắc "cải tiến không ngừng nghỉ", bạn có thể giữ nguyên một bộ phận và kaizen những bộ phận khác, miễn là đảm bảo giữ được giá trị cốt lõi của vấn đề (ví dụ: kaizen chi phí sản xuất nhưng tuyệt đối phải giữ chất lượng sản phẩm).
Cá nhân cũng có thể áp dụng triết lý Kaizen cho riêng mình. Để tránh sự nhàm chán trong công việc, nhân viên của bạn có thể luyện tập kỹ năng sáng tạo trong xử lý công việc bằng cách kaizen những thứ nhỏ nhất.
Phương pháp Kaizen và nguyên tắc một phút
Bạn đặt ra một kế hoạch tập thể thao, học ngoại ngữ, nấu ăn, đi bộ, trò chuyện với người nước ngoài... nhưng chỉ hăng hái được một vài buổi đầu tiên.
Điều này quá bình thường bởi vì đa phần, chúng ta đều đặt quyết tâm để đạt được mục tiêu nhưng lại nhanh chóng thất bại trong việc thực hiện kế hoạch. Lúc này, nhiều người tìm cách bào chữa cho bản thân rằng chưa sẵn sàng, thiếu sự hỗ trợ và sẽ làm chúng vào tuần sau, tháng sau hay một ngày nào đó gần nhất.
Đằng sau những sự thất bại đó có thể là do bạn mong muốn đạt được quá nhiều điều trong thời gian ngắn, thói quen khó thay đổi hay bạn cảm thấy chán ngán với những trách nhiệm.
Trong triết lý Kaizen có "nguyên tắc một phút" rất lý tưởng để bạn chữa trị bệnh lười này. Nội dung chính của ý tưởng là một người hãy thực hiện việc gì đó trong vòng một phút vào cùng một thời điểm của mỗi ngày. Tương tự với nguyên tắc một phút, Kaizen cũng đề xuất một số bước đi nhỏ giúp bạn hoàn thiện chính mình, chẳng hạn:
- Mỗi ngày học một 5 từ mới, tách ra thành 1 từ học trong 1 phút ở từng thời điểm khác nhau và cuối ngày sẽ đặt một câu với 5 từ đó.
- Mỗi ngày đọc một trang sách văn học, kinh tế, khoa học...
- Mỗi ngày giảm một điếu thuốc.
- Mỗi ngày dành 1 phút để tập trung vào hơi thở.
- Mỗi ngày dành 1 phút để đi lại, tập động tác thể dục đơn giản.
Kết luận
Một sự đột phá vĩ mô có thể khó khăn đối với doanh nghiệp, nhưng bạn luôn dễ dàng triển khai Kaizen ở bất cứ quy mô đội nhóm nào. Cải tiến chạm rãi không ngừng nghỉ là con đường thành công của nhiều tập đoàn lớn trên thế giới, và rất có thể chính là của công ty bạn.
Tài liệu thêm
- Dinero, Donald (2005). Training Within Industry: The Foundation of. Productivity Press. ISBN 1-56327-307-1.
- Graban, Mark; Joe, Swartz (2012). Healthcare Kaizen: Engaging Front-Line Staff in Sustainable Continuous Improvements (ấn bản 1). Productivity Press. ISBN 1439872961.
- Maurer, Robert (2012). The Spirit of Kaizen: Creating Lasting Excellence One Small Step at a Time (ấn bản 1). McGraw-Hill. ISBN 978-0071796170.
- Emiliani, Bob; Stec, David; Grasso, Lawrence; Stodder, James (2007). Better Thinking, Better Results: Case Study and Analysis of an Enterprise-Wide Lean Transformation . Kensington, CT, US: The CLBM, LLC. ISBN 978-0-9722591-2-5.
- Hanebuth, D. (2002). Rethinking Kaizen: An empirical approach to the employee perspective. In J. Felfe (Ed.), Organizational Development and Leadership (Vol. 11, pp. 59-85). Frankfurt a. M.: Peter Lang. ISBN 978-3-631-38624-8.
- Imai, Masaaki (1986). Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success. McGraw-Hill/Irwin. ISBN 0-07-554332-X.
- Imai, Masaaki (1 tháng 3 năm 1997). Gemba Kaizen: A Commonsense, Low-Cost Approach to Management . McGraw-Hill. ISBN 0-07-031446-2.
- Scotchmer, Andrew (2008). 5S Kaizen in 90 Minutes. Management Books 2000 Ltd. ISBN 978-1-85252-547-7.
- Bodek, Norman (2010). How to do Kaizen: A new path to innovation - Empowering everyone to be a problem solver. Vancouver, WA, US: PCS Press. ISBN 978-0-9712436-7-5.
- Kobayashi, Iwao (1995). 20 Keys to Workplace Improvement. Portland, OR, USA: Productivity, Inc. ISBN 1-56327-109-5.
Tổng hợp từ nhiều nguồn
DVMS chuyên:
- Tư vấn, xây dựng, chuyển giao công nghệ Blockchain, mạng xã hội,...
- Tư vấn ứng dụng cho smartphone và máy tính bảng, tư vấn ứng dụng vận tải thông minh, thực tế ảo, game mobile,...
- Tư vấn các hệ thống theo mô hình kinh tế chia sẻ như Uber, Grab, ứng dụng giúp việc,...
- Xây dựng các giải pháp quản lý vận tải, quản lý xe công vụ, quản lý xe doanh nghiệp, phần mềm và ứng dụng logistics, kho vận, vé xe điện tử,...
- Tư vấn và xây dựng mạng xã hội, tư vấn giải pháp CNTT cho doanh nghiệp, startup,...
Vì sao chọn DVMS?
- DVMS nắm vững nhiều công nghệ phần mềm, mạng và viễn thông. Như Payment gateway, SMS gateway, GIS, VOIP, iOS, Android, Blackberry, Windows Phone, cloud computing,…
- DVMS có kinh nghiệm triển khai các hệ thống trên các nền tảng điện toán đám mây nổi tiếng như Google, Amazon, Microsoft,…
- DVMS có kinh nghiệm thực tế tư vấn, xây dựng, triển khai, chuyển giao, gia công các giải pháp phần mềm cho khách hàng Việt Nam, USA, Singapore, Germany, France, các tập đoàn của nước ngoài tại Việt Nam,…
Quý khách xem Hồ sơ năng lực của DVMS tại đây >>
Quý khách gửi yêu cầu tư vấn và báo giá tại đây >>